My daily work

Microsoft OneNote mette a disposizione della funzionalità per spedire o condividere una singola pagina dei nostri appunti. Questa operazione può avvenire secondo diversi formati o modalità, che verranno illustrate in questo decimo post dedicato a Microsoft OneNote.

Per prima cosa, è necessario aprire il blocco appunti e poi navigare nella sezione che contiene la pagina che ci interessa spedire ad un altro utente. Una volta selezionata la pagina (ad esempio…una ricetta, come nel mio esempio), apriamo il menù File e poi clicchiamo su Send.

Nell’esempio evidenziato qui sopra, abbiamo aperto il blocco appunti chiamato “Appunti Personali”, poi abbiamo aperto la sezione “Generale”, poi abbiamo selezionato la pagina “Ricetta Chisulin”. Poi, come abbiamo detto prima, clicchiamo su File in alto a sinistra e poi su Send.

Le possibilità di sending, ovvero di spedire la pagina corrente, sono le seguenti:

• Email Page, ovvero spedire la pagina in una mail (il testo della pagina viene inserito direttamente nel corpo della mail stessa), come mostrato qui sotto:

  

• Send as Attachment, ovvero spedire la pagina come allegato di una mail, come mostrato qui sotto. La pagina viene inserita come allegato in due formati differenti: un file .one (formato standard di OneNote, ne avevamo parlato in questo post) ed un file .mht (formato tranquillamente apribile da Internet Explorer):

  

• Send as PDF, ovvero la pagina viene convertita in formato PDF, che poi viene inserito come allegato di una mail, come mostrato qui sotto:

  

• Send to Word, ovvero il testo della pagina viene inserito in un documento Word per una fase di editing più avanzato o complesso
• Send to Blog, ovvero il testo della pagina viene inserito in un documento Word pronto per essere bloggato. Maggiori dettagli qui di seguito

Le prime quattro opzioni sono piuttosto intuitive. In qualche post precedente abbiamo descritto l’integrazione che OneNote offre nei confronti di Microsoft Outlook. Oggi stiamo invece parlando dell’integrazione tra OneNote e Microsoft Word. Nel caso più semplice (Send to Word) il testo della pagina viene iniettato così com’è in un nuovo documento Word. Nell’ultimo caso (Send to Blog) si sfrutta la possibilità che Word ha di connettersi a blog engine come WordPress.

Bloggare da Microsoft Word
Nel caso non abbiate mai connesso Microsoft Word al vostro blog, la prima cosa che vi apparirà dopo aver cliccato su “Send to Blog” da OneNote è la seguente:

Se clicchiamo su Register Now, ci verrà data la possibilità di connettere Microsoft Word al nostro blog, ovviamente fornendo dati come l’indirizzo web, il nome-utente e la password per la connessione.

Dipendentemente dal vostro blog, le informazioni potrebbero ovviamente variare.

Se clicchiamo su Register Later, potremo effettuare la connessione in un secondo momento. In ogni caso, quello che OneNote fa è iniettare in Word il contenuto della nostra pagina. Qui possiamo utilizzare tutti gli strumenti di editing del testo che Word mette a disposizione. Al termine dell’editing, clicchiamo sul pulsante Publish (in alto a sinistra nello screenshot qui sotto) per pubblicare il post sul blog configurato.

Per oggi è tutto! Alla prossima puntata!

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Riprendiamo la serie dedicata a Microsoft OneNote parlando della sua capacità di integrazione con un altro applicativo incluso in Office, ovvero Microsoft Outlook.

In questo mio precedente post era stata descritta la possibilità di taggare una certa nota con uno dei tag disponibili. Questa cosa è possibile utilizzando la ribbon “Home”, all’interno della sezione Tags.

Nella stessa ribbon c’è anche una funzione denominata Outlook Tasks. Questa funzione permette di associare una nota con un task di Outlook. Un “task” è un certo compito (un to-do, insomma) da portare a termine, con un titolo ed una descrizione, con una data di inizio e di fine, e con tutta una serie di altre proprietà per poterlo

Se si clicca sull’icona vengono mostrate le opzioni:

La descrizione è piuttosto chiara. E’ possibile cliccare su:

• Today, ovvero Oggi. In Microsoft Outlook viene inserito un task da completare entro oggi
• Tomorrow, ovvero Domani. In Microsoft Outlook viene inserito un task da completare entro domani
• This Week, ovvero Questa Settimana. In Microsoft Outlook viene inserito un task da completare il venerdì della settimana corrente
• Next Week, ovvero Prossima Settimana. In Microsoft Outlook viene inserito un task che comincia il lunedì della settimana prossima, e che deve essere completato il venerdì successivo
• No Date, ovvero Nessuna Data. In Microsoft Outlook viene inserito un task senza alcuna data di scadenza
• Custom, ovvero Personalizzato. Se viene selezionata questa opzione, viene aperta la finestra di Microsoft Outlook che permette di compilare il task. Da questa finestra, è possibile modificare l’oggetto del task, la data di inizio e di fine, la priorità, la percentuale di completamento, impostare un promemoria. Questa è l’opzione migliore per utilizzare Outlook al pieno delle sue possibilità.

• Delete Outlook Task, ovvero Cancellare il Task in Outlook. Questa opzione naturalmente si attiva nel momento in cui la nota è già associata ad un task precedentemente impostato. Questa opzione va utilizzata nel momento in cui vogliamo rimuovere il task
• Open Task di Outlook, ovvero Aprire il Task in Outlook. Funzione molto semplice, che apre la finestra di Outlook per editare il task

Nel momento in cui una nota di Microsoft OneNote viene associata ad un task di Microsoft Outlook, essa viene evidenziata con una banderuola.

Il colore della banderuola cambia a seconda dell’urgenza del task stesso.

Non vedo i task in Microsoft Outlook: come posso fare?
Tutto questo meccanismo di integrazione è utile solo se poi effettivamente in Outlook possiamo vedere l’elenco dei task correntemente attivi. Nel mio caso, la visualizzazione dei task era disattivata. Per attivarla, ho dovuto:

1. Spostarmi ed attivare la ribbon “View”
2. Cliccare su To-Do Bar (rettangolo rosso qui sotto)
3. Cliccare su Tasks (rettangolo verde qui sotto)

Fatto questo, Outlook visualizzerà un nuovo pannello, sulla destra, con l’elenco dei task attivi. Questa visualizzazione verrà mantenuta aggiornata con le note gestite attraverso OneNote (con alcune limitazioni, visto che non esiste un vero e proprio meccanismo di sincronizzazione).

All’interno di Outlook è possibile ordinare i task secondo diversi criteri e modificarli.

Cercare i task all’interno di Microsoft OneNote
Nella puntata n°4 abbiamo accennato al fatto che all’interno di OneNote è possibile cercare le note che hanno qualche tag associato. Anche le note che si sono evolute come task in Outlook cadono in questa categoria. Di conseguenza, è possibile cliccare sulla funzione Find Tags per ottenere velocemente l’elenco di tutti i task, senza per forza aprire Outlook.

Marcare un task come completato
Da OneNote possiamo marcare un task come completato. E’ sufficiente andare nel Tags Summary e poi cliccare sulla banderuola presente accanto al titolo del task stesso. La banderuola diventa un segno di spunta verde. Questa modifica ha immediato effetto anche in Microsoft Outlook, ovviamente, e difatti il task viene rimosso dall’elenco perchè completato.

Conclusioni
Microsoft OneNote può creare ed aggiornare task che vengono automaticamente inseriti in Microsoft Outlook. Ne abbiamo parlato in questo post, e la cosa è molto utile ed interessante, perchè la collaborazione e l’integrazione rendono le cose più semplici ed immediate.

Appuntamento alla prossima puntata!

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Fino ad oggi abbiamo raccontato che Microsoft OneNote organizza i vostri appunti secondo la seguente struttura gerarchica:

• blocco appunti
• ogni blocco appunti contiene una o più sezioni
• ogni sezione può contenere una o più pagine

Nel mio ultimo post, in realtà, accennavo ad una struttura più complessa, che riprendiamo oggi e che è ben esplicitata dal titolo del post di oggi.

Sezioni e sottosezioni
OneNote può organizzare in modo gerarchico le sezioni. Di default esse sono elencate una sotto l’altra, quindi senza una particolare relazione fra loro.

Cliccando con il pulsante destro su una sezione è possibile creare:

• una nuova sezione (New Section)
• un gruppo di sezioni (New Section Group)

La prima voce l’abbiamo già abbondantemente esplorata. La seconda voce invece la incontriamo oggi per la prima volta. Con questa opzione abbiamo la possibilità di creare sezioni organizzate in modo gerarchico come vogliamo noi, ad esempio per anno:

Oppure per altri criteri, seguendo la nostra fantasia e le nostre esigenze:

Questa struttura non è limitata ad un solo livello di gerarchia, ma possiamo creare gruppi di sezioni all’interno di altri gruppi di sezioni, all’infinito, tutto allo scopo di organizzare meglio i nostri appunti. Qui sopra ad esempio ho creato il gruppo “Vacanze”, all’interno del quale ho creato altri 4 gruppi di sezioni (Crociera, Lago, Mare e Montagna) ed una sezione normale denominata “Generale”. E’ possibile cliccare sulle icone di collasso/espansione per collassare la visualizzazione dell’elenco, così da risparmiare spazio nella finestra di OneNote.

Attenzione a non creare e sviluppare queste sezioni in modo dispersivo (consiglio del tutto personale), altrimenti finirete solo per ottenere il risultato contrario, ovvero di non trovare più quell’informazione particolare che avevate inserito a tempo debito.

Quando selezionate un gruppo di sezioni sul lato sinistro dell’interfaccia utente (gli screenshot riportati qui sopra, per capirci), le sezioni figlie vengono evidenziate anche sulla parte superiore dell’area di lavoro di OneNote. Nel nostro ultimo esempio le sezioni vengono rappresentate come segue:

“Generale” è evidenziata come una sezione tradizionale (come è giusto che sia), mentre le altre sono gruppi. Per entrare in un gruppo è sufficiente fare doppio-click. La freccina che si vede a sinistra permette di risalire la gerarchia dei gruppi di sezione, come se stessimo navigando fra le cartelle di Windows.

Pagine e sottopagine
Questa idea di gerarchia non vale solo per le sezioni, ma anche per le pagine. L’unico limite è che le pagine possono sviluppare la loro gerarchia solo a due livelli, e non in modo infinito come accade invece per i gruppi di sezioni che abbiamo appena visto.

Per creare una sottopagina è innanzitutto necessario aggiungere alla sezione corrente una pagina normalissima. Una volta creata, sarà possibile trasformarla in una sottopagina.

La pagina Idee ha due sottopagine App Mobile e Ebook, a loro volta contenente altre sottopagine (rispettivamente Sport e Note 1 e Note 2). Questa funzionalità è esposta attraverso il menù contestuale sulle pagine:

L’annidamento delle pagine, ripeto, si sviluppa solo su due livelli, e sta a noi sfruttare al meglio questa caratteristica.

OneNote espone la freccina per collassare ed espandere l’elenco delle pagine e sottopagine. Notate che viene visualizzato anche una freccia con un “+” all’interno che permette di inserire una pagina nella posizione corrente, feature di cui non abbiamo mai parlato.

Note particolari
Questa ulteriore suddivisione in “gruppi di sezioni” e pagine e sottopagine ha un limite: non è possibile modificare l’ordine delle sezioni, che saranno quindi sempre visualizzate in ordine alfabetico. Ad esempio, nell’esempio qui sopra non è possibile modificare l’ordine degli elementi Crociera, Lago, Mare e Montagne, che difatti compaiono in ordine alfabetico. La classica operazione di drag’n’drop non funziona, e quindi siamo obbligati a tenerci le sezioni in questo modo.

Conclusioni
OneNote permette di organizzare le proprie informazioni secondo i propri gusti e le proprie esigenze. Questa organizzazione può diventare anche piuttosto complessa, e secondo il mio umile punto di vista è consigliabile ricorrere a queste caratteristiche solo se davvero richiesto, altrimenti corriamo davvero il rischio di non trovare più nulla, obiettivo diametralmente opposto da quello che ci si aspetta da uno strumento come Microsoft OneNote.

Alla prossima!!

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Riprendiamo la serie interrotta per qualche giorno causa impegni lavorativi in trasferta, continuando a parlare di Microsoft OneNote. Oggi ci occupiamo delle funzionalità messe a disposizione per gestire e lavorare sulle sezioni contenute nel blocco appunti. Tali funzionalità sono esposte allo stesso modo tramite due menù contestuali:

• il primo è raggiungibile cliccando con il pulsante destro del mouse sull’elenco delle sezioni sulla sinistra…

• il secondo è raggiungibile dalle sezioni che OneNote riporta nell’area di lavoro principale, sopra la pagina che si sta correntemente visualizzando

Indipendentemente dal menù contestuale, ripeto, le funzioni sono le medesime.

Rename
La funzionalità di Rename è alquanto ovvia, e permette di rinominare la sezione su cui abbiamo cliccato. E’ possibile fare la stessa cosa con un veloce colpo di click singolo sul nome della sezione (come accade per i file nel File Explorer di Windows, per capirci), che è il metodo che personalmente ritengo più rapido e semplice da utilizzare.

Export
E’ possibile esportare un’intera sezione utilizzando diversi formati di file. Il primo è il formato .one – ovvero il formato specifico di Microsoft OneNote – ed è molto comodo per permettere l’inclusione di questa sezione in un blocco appunti esterno. Abbiamo accennato a questo formato di file in questo post, quando abbiamo trattato brevemente sull’organizzazione di OneNote a livello di file system.

Ci sono altri formati di file più comuni:

• .mht (pagina web salvata in un unico file binario compresso, compatibile solo con Internet Explorer)
• .pdf (formato di file di Adobe Reader)
• .xps, .docx e .doc (formati di file relativi a Microsoft Office)

E’ inoltre possibile scegliere di esportare un certo numero di pagine, oppure la sezione corrente, oppure l’intero blocco appunti. L’obiettivo di questa funzionalità di esportazione è quello di rendere fruibili i contenuti inseriti in Microsoft OneNote in altri applicativi, includendo tutti gli utenti che per qualsiasi motivo non hanno a disposizione OneNote.

Delete, Move or Copy e Merge into Another Section
Queste tre funzionalità permettono rispettivamente di:

• cancellare una sezione
• spostare o copiare la sezione corrente in un’altra
• fare merge di una sezione in un’altra. Rispetto alla funzione precedente, quest’ultima effettua un vero e proprio merge: questo significa che i contenuti della sezione di origine vengono accodati ai contenuti della sezione di destinazione

Copy Link to Section
Funzionalità usata pochissimo (almeno da me), ma che sostanzialmente copia nei vostri appunti di Windows gli indirizzi Web che vi pemettono di raggiungere il blocco appunti e la sezione specifica tramite browser Web, magari per permettere ad altri utenti remoti di accedere ai contenuti su cui state lavorando.

New Section
Funzione che vi permette di aggiungere una nuova sezione oltre a quelle già create. Il nome della nuova sezione sarà “New Section”, ed ovviamente avrete la possibilità di cambiare nome secondo i vostri desideri. Questa stessa cosa è fattibile cliccando sul tastino “+” disposto dopo l’elenco della sezioni attuali in OneNote.

New Section Group
Non l’abbiamo mai citato, ma Microsoft OneNote vi permette di creare pagine e sottopagine, sezioni e sottosezioni. Personalmente ho sfruttato poco questa possibilità per non dispedere troppo le informazioni, ma è una possibilità che comunque esiste. Ne parleremo in un prossimo post dedicato a tale argomento. Volendone parlare in modo sommario in questo momento, giusto per accennare alla questione, Microsoft OneNote vi permette di:

• creare sezioni e sottosezioni secondo una struttura gerarchica simile alle cartelle di Windows
• creare pagine e sottopagine con al massimo un solo livello di gerarchia

Password Protect This Section
Funzione utilissima, che vi permette di proteggere un’intera sezione con una qualsiasi password a vostra scelta. La prima volta che cliccate su questa funzione di protezione, Microsoft OneNote aprirà automaticamente un pannello laterale sul lato destro per impostare la password:

E’ sufficiente cliccare su Set Password… e digitare la password voluta. A questo punto OneNote si comporterà come segue:

• dopo X minuti bloccherà automaticamente la sezione (dove X è un valore scelto nelle impostazioni di OneNote stesso, ovviamente)

• l’utente può comunque decidere di bloccare la sezione manualmente premendo CTRL+ALT+L

Quando una sezione è protetta e bloccata, l’utente potrà accedere al suo contenuto solo digitando la password preventivamente impostata.

Chi conosce la password può decidere di cambiare la password stessa, oppure semplicemente di rimuoverla, utilizzando sempre il pannello di destra.

Section Color
Quest’ultima funzione vi permette di scegliere un colore da associare alla sezione stessa. Modifica il colore della linguetta della sezione ed il colore che OneNote utilizza per elencare le pagine associate alla sezione che stiamo modificando.

Conclusioni
Siamo giunti al termine di un altro post dedicato a Microsoft OneNote. Oggi ci siamo occupati delle funzionalità messe a disposizione dall’applicazione per gestire le sezioni, in tutti i loro aspetti. C’è ancora qualcosa da dire, comunque, ed avremo tempo nei prossimi appuntamenti.

Stay tuned!

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Nel post precedente abbiamo esaminato la grande varietà di contenuti che l’utente può inserire all’interno di una pagina di OneNote. Abbiamo visto come sia piuttosto intuitivo inserire ovviamente del testo formattato, immagini, video, tabelle e file in allegato. La ribbon “Insert” permette di raggiungere e sfruttare tutte queste funzionalità in modo pratico e veloce.

C’è un’altra ribbon, denominata “Draw”, che permette di fare qualcosa in più. Grazie agli schermi touch dei PC più moderni ed evoluti, sulle pagine di Microsoft OneNote è possibile inserire anche del testo scritto a mano, usando una penna o addirittura le dita.

Entriamo nel dettaglio di questa funzionalità.

Scriviamo a mano sullo schermo? Con OneNote si può!
Per sfruttare questo meccanismo è necessario avere un hardware dedicato, partendo ovviamente in primis dallo schermo touch, passando da una pennina per l’input vero e proprio. In base al vostro hardware, inoltre, potete anche avere il riconoscimento dei livelli di pressione, quindi in base a come “calcate” sullo schermo digitale, otterrete un tratto della penna più o meno marcato.

La ribbon “Draw” ci mette a disposizione diverse funzionalità, molto semplici ed intuitive:

• possiamo toccare i diversi tipi di penna a disposizione, per selezionare quella che vogliamo utilizzare. Le penne cambiano in base al colore o allo spessore del tratto.

• possiamo utilizzare lo strumento denominato “Lasso Select”, che permette di selezionare qualsiasi contenuto usando una selezione libera, e quindi non costretta ad un rettangolo.
• c’è ovviamente lo strumento “Eraser”, che permette di cancellare contenuti precedente inserito.
• lo strumento “Panning Hand” permette di spostarsi verticalmente sulla pagina. Piuttosto inutile, dato che tendenzialmente personalmente preferisco utilizzare la rotella del mouse, oppure direttamente le dita sullo schermo, oppure le classiche basse di scorrimento laterali. Diciamo che diventa molto utile quando la pagina è molto grande (oppure molto zoomata), e si estende molto in senso orizzontale o verticale: usando il pan possiamo navigare e spostarci molto più velocemente rispetto ad altri strumenti
• possiamo inserire figure semplici come linee, frecce, rettangoli, cerchi e triangoli
• possiamo utilizzare lo strumento “Insert Space” che tramite un semplice drag’n’drop permette di fare spazio (o al contrario rimuovere dello spazio) fra gli elementi già disposti su una pagina OneNote. Esempio:

Prima

Durante il drag’n’drop

Dopo

• lo strumento “Ink to Text” e “Ink to Math” permettono di convertire del testo inserito tramite penna rispettivamente in testo digitale oppure in una formula matematica. Quindi quello che l’utente può fare è prendere appunti in corsivo, con la penna, e poter convertire il tutto in formato digitale alla fine. Stessa cosa per le formule matematiche. La funzione “Ink to Text” potrebbe diventare ostica in fase di configurazione nel momento in cui non abbiate installato sul PC tutte le funzioni dedicate al riconoscimento del testo, ma una volta messo a punto il PC (lingue e vocabolari installati) il tutto diventa molto semplice ed intuitivo.
• Una volta che viene selezionato un elemento disegnato sullo schermo, è chiaramente possibile cancellarlo, oppure ruotarlo, oppure cambiare l’ordine di apparizione (quindi portarlo in primo piano, oppure dietro le quinte, etc.)

Sincronizzazione e multi-utenza
Ne parleremo presto in un post dedicato, ma ci tengo a precisare adesso che chiaramente qualsiasi contenuto venga inserito in una pagina OneNote viene automaticamente sincronizzato sul cloud, su tutti i vostri device, e con i vari utenti con cui avete deciso di condividere tali appunti. Questo “automaticamente” sottintende che il blocco appunti sia salvato su OneDrive, altrimenti nisba! Sia che scriviate con la tastiera, o a mano, oppure inseriate video ed immagini, tutto viene replicato.

Con Surface 3 Pro e la pennina dedicata (Surface Pen)
Usando l’ultrabook ibrido di casa Microsoft le funzionalità crescono. E’ possibile avviare OneNote o salvare il contenuto della pagina corrente usando esclusivamente la penna (anche a PC spento). Facendo doppio-click è possibile catturare uno screenshot dallo schermo del PC (la funzionalità “Screen Clipping” che abbiamo raccontato nel post precedente, per intenderci). La Surface Pen funziona via Bluetooth

Conclusioni
Al di là di tutti i contenuti testuali e multimediali, OneNote insomma vi offre molto di più. Grazie all’interazione con il pennino (o standard oppure quello dedicato, come abbiamo visto) è possibile immettere del testo scritto a mano, in stampatello o in corsivo, testo che poi OneNote è in grado di riconoscere e trasformare in testo digitale. Queste funzionalità sono utilissime per tutti quelli che non sono veloci a digitare con la tastiera, oppure per chi semplicemente preferisce realizzare schizzi, disegni o scrivere di getto appunti qua e là su un foglio bianco.

Appuntamento al prossimo post di questa serie!

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Riprendiamo oggi con un argomento decisamente più succulento e soprattutto dedicato davvero agli utenti finali di OneNote. Lo preciso perchè l’ultima volta ci siamo occupati di due tecnicismi di OneNote, tecnicismi che non interessano a tutti.

Andiamo al solo: quali contenuti posso inserire in una pagina di un blocco appunti OneNote?
Scopriamolo assieme.

Innanzitutto…del testo!
Com’è ovvio che sia, posso ovviamente inserire del testo. OneNote ci mette a disposizione tutti gli strumenti di formattazione del testo, quindi possiamo scegliere il carattere da utilizzare, la dimensione, tutti gli stili e le indentazioni, elenchi puntati ed elenchi numerati. Possiamo cambiare il colore del testo ed il colore dell’evidenziazione del testo stesso. Mi riferisco insomma a tutte le opzioni disponibili all’interno del ribbon “Home”, come si vede nella figura qui sotto:

La cosa assolutamente importante da dire però è che le pagine di OneNote non sono costrette ad una particolare dimensione fisica del foglio, e che inoltre non siamo costretti a scrivere il testo allineato a sinistra, così come siamo abituati a fare e vedere in un documento Word, per esempio.

Se clicchiamo con il mouse in un punto qualsiasi della pagina – che inizialmente è bianca – il cursore compare esattamente in quel punto, e possiamo cominciare a scrivere come se nulla fosse. Ogni contenuto testuale viene inserito in una casella di testo che possiamo spostare e ridimensionare all’interno della pagina stessa. Insomma, da questo punto di vista abbiamo la massima libertà. Ogni casella di testo può avere la propria formattazione del testo, mentre non possiamo applicare un colore di sfondo (una casella di testo non può graficamente comparire come un post-it, per capirci).

Una casella di testo può essere taggata come:

• to-do (qualcosa da fare): nella casella di testo compare il classico tick per marcare una particolare nota come fatta oppure non fatta
• importante: nella casella di testo compare una stellina che evidenzia la nota stessa
• question (domanda): nella casella di testo compare un punto interrogativo

Ci sono molti tag già preimpostati all’interno di OneNote, e che sostanzialmente ci permettono di evidenziare un appunto testuale con una particolare icona:

Come vedete nell’elenco qui sopra, possiamo taggare una nota come contatto, idea, password, film da vedere, mandare una mail, pianificare un meeting, sito web da visitare, e molto altro ancora. I tag possono chiaramente essere personalizzati a piacimento. Sempre all’interno del ribbon “Home” c’è anche la possibilità di effettuare una ricerca per tag; questa funzione si chiama Find Tags e fa comparire sul lato destro dello schermo il Tags Summary, che in pratica elenca in modo raggruppato tutti i tag utilizzati all’interno del nostro blocco appunti (ma ci sono diverse possibilità di filtro):

Tutto questo serve per organizzare meglio i nostri contenuti, caratteristiche che vanno oltre l’organizzazione per sezioni e pagine.

Ok, il testo! E poi?
OneNote offre molto di più. Il ribbon “Insert” permette l’inserimento di un grande numero di contenuti:

Ecco un breve elenco:

• Tabelle, organizzate per righe e colonne. OneNote offre gli stessi strumenti avanzati di Office per la gestione delle tabelle, quindi potremo modificarne la struttura anche in un secondo momento (aggiunta e cancellazione di righe e colonne, allineamenti, colore di sfondo per ciascuna cella, addirittura la conversione della tabella in un foglio elettronico Excel).
• File Printout. Cerca di prendere il contenuto di un file e lo renderizza all’interno di OneNote. Può incorporare un file di testo, o un file pdf, per esempio.
• File Attachment. Un semplice file incorporato nella pagina di OneNote, di qualsiasi tipo, esattamente come accade per le e-mail. La differenza rispetto al File Printout è che quest’ultimo tenta di visualizzare ed incorporare direttamente il contenuto (se ne è in grado), mentre il file allegato compare come un semplice oggetto incorporato. Un file in attachment può essere poi visualizzato o salvato.
• Foglio elettronico Excel.
• Immagini. L’immagine può provenire da un “cattura schermo” fatto al momento, piuttosto che un’immagine già salvata sul proprio PC. Può provenire da un qualcosa on-line: Flickr, OneDrive, un sito SharePoint, una ricerca su Bing, ed infine da Facebook.
• Collegamento, di qualsiasi tipo. Può essere un link ad una pagina Web, oppure un link ad un altro contenuto OneNote (un altro blocco appunti, specificando di conseguenza sezione e pagina per identificare la destinazione del collegamento stesso).
• Audio & Video. OneNote può utilizzare microfono e webpage sul vostro PC per registrare al volo un contenuto multimediale ed incorporarlo all’interno di una pagina.
• Data ed ora correnti, con tre diversi tipi di formattazione. Nulla di che!
• Page Template. Funzionalità molto carina, che applica uno stile alla pagina. I modelli disponibili sono tantissimi, e coprono molte esigenze e molti layout differenti.

• Equazioni matematiche. Funzione molto potente, che gode tra l’altro di una ribbon dedicata. E permette l’inserimento non solo attraverso la tastiera, ma anche con il riconoscimento della scrittura. Ne ho parlato recentemente con una professoressa di matematica e fisica, e questa feature di OneNote le è molto piaciuta.

• Simboli. E’ una sorta di Mappa Caratteri di Windows disponibile all’interno di OneNote.

Conclusioni
Direi che è tutto. Abbiamo fatto una bella carrellata su tutti i tipi di contenuti che OneNote è in grado di incorporare e gestire all’interno delle proprie pagine. Come avevamo detto nel primo post, tali contenuti sono i più disparati: si parte chiaramente del testo, fino a raggiungere contenuti multimediali di ogni tipo, espressioni matematiche. OneNote è ben integrato con gli altri applicativi Office, potendo incorporare documenti Word e fogli elettronici Excel.

Ma non è tutto qui. C’è ancora altro da dire sui contenuti gestibili con Microsoft OneNote.
Ma ce ne occuperemo nel prossimo post.

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In questo post, come premesso da quello precedente, andiamo ad esaminare un pizzico di “dietro le quinte” di Microsoft OneNote. Cerchiamo infatti di comprendere meglio come OneNote organizza a livello di file system i nostri blocchi appunti, allo scopo di capire sostanzialmente:

• cosa devo backuppare quando ho un blocco appunti salvato in locale e non sul cloud?
• quando ho un blocco appunti sul cloud, cosa rimane sul mio PC?

Andiamo ad esaminare entrambi i casi.

Microsoft OneNote ed un blocco appunti salvato in locale
Questo è un punto importante da ricordare. Non è detto infatti che un blocco appunti sia automaticamente sincronizzato su tutti i nostri device. Solitamente è la scelta migliore, e quella che OneNote propone di default all’atto della creazione di un nuovo blocco appunti. Quello che è possibile fare è creare un blocco appunti, ad esempio sul desktop, salvato in locale sul PC e senza alcuna funzione di sincronizzazione. Seguiamo i seguenti passi:

1. Apriamo OneNote 2013, andiamo sul menù File e poi su New
2. OneNote ci propone diverse posizione in cui andare a salvare il nuovo blocco appunti. Selezioniamo Computer, clicchiamo su Create a different folder
3. Navighiamo fino alla cartella Desktop del nostro PC
4. Nella casella Notebook Name indichiamo il nome che vogliamo assegnare, ad esempio “Appunti sul mio PC”
5. Clicchiamo sul pulsante Create per completare la procedura

Cosa è accaduto sul nostro file system? Diamo un’occhiata.

Sul nostro Desktop è stata creata una cartella denominata “Appunti sul mio PC”, corrispondente al nostro blocco appunti. Se entriamo nella cartella, ci sono due file:

• New Section 1.one (corrispondente alla sezione predefinita che OneNote in un nuovo blocco appunti)
• Open Notebook.onetc2 (file di tipo Microsoft OneNote Table Of Contents)

Se in OneNote rinominiamo una sezione, oppure creiamo sezioni nuove, vediamo come i file contenuti in questa cartella reagiscono di conseguenza. Ciascuna sezione è quindi contenuta in un file .one dedicato. Sia i file .one che i file .onetc2 sono binari, non hanno un formato open, e quindi non possiamo farci nulla di particolare.

Possiamo spostare la posizione di un blocco appunti, come abbiamo spiegato nel post precedente. Basta aprire il menù contestuale del blocco appunti, cliccare su Properties e poi cliccare sul pulsante Change Location dalla finestra di dialogo che appare. Questa tecnica di spostamento di un blocco appunti permette di posizionarla su OneDrive in un secondo momento.

OneNote, quindi, permette di salvare un intero blocco appunti in locale, senza alcuna funzione di sincronizzazione degli appunti stessi. I file sono salvati sul disco locale del PC in uso, ma non c’è alcuna funzione che effettua il sync sul cloud, e quindi non c’è alcun backup, e quindi eventuali nostri device (altri PC Windows, o smartphone/tablet di ogni tipo) non possono accedere ai nostri dati. Mi sento di sconsigliarvi questa strada, a meno che non abbiate buone ragioni per farlo.

Per riportare OneNote allo stato iniziale, basta chiudere il blocco appunti (sempre dal menù contestuale) e cancellare la cartella “Appunti sul mio PC” che avete sul Desktop.

Microsoft OneNote ed un blocco appunti salvato su OneDrive
Le cose sono un pochino diverse quando create il blocco appunti su OneDrive.

Andiamo su File, poi su New e selezioniamo ad esempio OneDrive – Personal. L’elenco delle posizioni proposte da OneNote potrebbero variare in base al vostro utente: se siete un utente Office 365 – ad esempio – vedete comparire anche il vostro spazio OneDrive aziendale. Inseriamo un nome per il blocco appunti (“Appunti sul cloud” nel mio esempio qui sopra) e poi clicchiamo su Create Notebook.

Cosa è accaduto a livello di file system?

Se aprite la cartella OneDrive sul vostro PC, entrate nella cartella Documenti e vedrete un file che in realtà è un collegamento Internet. Ad esempio, nel mio caso tale file è:

Per ogni blocco appunti che avete deciso di salvare su OneDrive, in questa cartella avete il file corrispondente. Questo file in realtà non è nient’altro che un semplice collegamento. Se fate doppio-click sul file, verrà aperto il browser di sistema con l’applicazione Microsoft OneNote Online. Sul vostro PC, sostanzialmente, non è salvato nulla di nulla. Tutto è davvero salvato su OneDrive.

Se andate sul vostro spazio OneDrive (via browser, via app, o via quello che volete voi), vedrete che all’interno della cartella Documenti c’è un file chiamato esattamente come il vostro blocco appunti. Ancora una volta, se ci cliccate sopra, non fate nient’altro che accedere ai vostri appunti con OneNote Online.

Quello che accade, insomma, è che l’applicazione OneNote che avete installato sul PC accede al blocco appunti tramite il file di collegamento evidenziato prima, e nulla è salvato in locale.

Rimuovere un blocco appunti salvato su OneDrive richiede passaggi diversi:

1. Chiudere il blocco appunti da OneNote dal menù contestuale
2. Cancellazione manuale del file di collegamento dalla cartella di OneDrive
3. Cancellazione manuale del file di dati vero e proprio su OneDrive

Va da sè quindi che ogni volta che effettuate una modifica in un blocco appunti, questo viene automaticamente sincronizzato sul cloud, quindi tutti i dati vengono resi disponibili sugli altri device, ovviamente che accedono con lo stesso Microsoft Account. Strada decisamente migliore rispetto a quella solo locale descritta nel paragrafo precedente.

Conclusioni
Anche per oggi possiamo fermarci. Rispetto ai post precedenti, siamo andati un po’ più sul tecnico, per capire ed esaminare come OneNote salva i nostri blocchi appunti, sia in locale che su OneDrive. Tutto questo per capire i file coinvolti, come gestirli, di quali fare eventualmente il backup, etc. etc.

Dal prossimo post riprenderemo invece l’analisi delle feature da un punto di vista utente, sicuramente contenuti più interessanti per chi vuole utilizzare in modo proficuo Microsoft OneNote.

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