Autore: Igor Damiani

Fino ad oggi abbiamo raccontato che Microsoft OneNote organizza i vostri appunti secondo la seguente struttura gerarchica:

• blocco appunti
• ogni blocco appunti contiene una o più sezioni
• ogni sezione può contenere una o più pagine

Nel mio ultimo post, in realtà, accennavo ad una struttura più complessa, che riprendiamo oggi e che è ben esplicitata dal titolo del post di oggi.

Sezioni e sottosezioni
OneNote può organizzare in modo gerarchico le sezioni. Di default esse sono elencate una sotto l’altra, quindi senza una particolare relazione fra loro.

Cliccando con il pulsante destro su una sezione è possibile creare:

• una nuova sezione (New Section)
• un gruppo di sezioni (New Section Group)

La prima voce l’abbiamo già abbondantemente esplorata. La seconda voce invece la incontriamo oggi per la prima volta. Con questa opzione abbiamo la possibilità di creare sezioni organizzate in modo gerarchico come vogliamo noi, ad esempio per anno:

Oppure per altri criteri, seguendo la nostra fantasia e le nostre esigenze:

Questa struttura non è limitata ad un solo livello di gerarchia, ma possiamo creare gruppi di sezioni all’interno di altri gruppi di sezioni, all’infinito, tutto allo scopo di organizzare meglio i nostri appunti. Qui sopra ad esempio ho creato il gruppo “Vacanze”, all’interno del quale ho creato altri 4 gruppi di sezioni (Crociera, Lago, Mare e Montagna) ed una sezione normale denominata “Generale”. E’ possibile cliccare sulle icone di collasso/espansione per collassare la visualizzazione dell’elenco, così da risparmiare spazio nella finestra di OneNote.

Attenzione a non creare e sviluppare queste sezioni in modo dispersivo (consiglio del tutto personale), altrimenti finirete solo per ottenere il risultato contrario, ovvero di non trovare più quell’informazione particolare che avevate inserito a tempo debito.

Quando selezionate un gruppo di sezioni sul lato sinistro dell’interfaccia utente (gli screenshot riportati qui sopra, per capirci), le sezioni figlie vengono evidenziate anche sulla parte superiore dell’area di lavoro di OneNote. Nel nostro ultimo esempio le sezioni vengono rappresentate come segue:

“Generale” è evidenziata come una sezione tradizionale (come è giusto che sia), mentre le altre sono gruppi. Per entrare in un gruppo è sufficiente fare doppio-click. La freccina che si vede a sinistra permette di risalire la gerarchia dei gruppi di sezione, come se stessimo navigando fra le cartelle di Windows.

Pagine e sottopagine
Questa idea di gerarchia non vale solo per le sezioni, ma anche per le pagine. L’unico limite è che le pagine possono sviluppare la loro gerarchia solo a due livelli, e non in modo infinito come accade invece per i gruppi di sezioni che abbiamo appena visto.

Per creare una sottopagina è innanzitutto necessario aggiungere alla sezione corrente una pagina normalissima. Una volta creata, sarà possibile trasformarla in una sottopagina.

La pagina Idee ha due sottopagine App Mobile e Ebook, a loro volta contenente altre sottopagine (rispettivamente Sport e Note 1 e Note 2). Questa funzionalità è esposta attraverso il menù contestuale sulle pagine:

L’annidamento delle pagine, ripeto, si sviluppa solo su due livelli, e sta a noi sfruttare al meglio questa caratteristica.

OneNote espone la freccina per collassare ed espandere l’elenco delle pagine e sottopagine. Notate che viene visualizzato anche una freccia con un “+” all’interno che permette di inserire una pagina nella posizione corrente, feature di cui non abbiamo mai parlato.

Note particolari
Questa ulteriore suddivisione in “gruppi di sezioni” e pagine e sottopagine ha un limite: non è possibile modificare l’ordine delle sezioni, che saranno quindi sempre visualizzate in ordine alfabetico. Ad esempio, nell’esempio qui sopra non è possibile modificare l’ordine degli elementi Crociera, Lago, Mare e Montagne, che difatti compaiono in ordine alfabetico. La classica operazione di drag’n’drop non funziona, e quindi siamo obbligati a tenerci le sezioni in questo modo.

Conclusioni
OneNote permette di organizzare le proprie informazioni secondo i propri gusti e le proprie esigenze. Questa organizzazione può diventare anche piuttosto complessa, e secondo il mio umile punto di vista è consigliabile ricorrere a queste caratteristiche solo se davvero richiesto, altrimenti corriamo davvero il rischio di non trovare più nulla, obiettivo diametralmente opposto da quello che ci si aspetta da uno strumento come Microsoft OneNote.

Alla prossima!!

Riprendiamo la serie interrotta per qualche giorno causa impegni lavorativi in trasferta, continuando a parlare di Microsoft OneNote. Oggi ci occupiamo delle funzionalità messe a disposizione per gestire e lavorare sulle sezioni contenute nel blocco appunti. Tali funzionalità sono esposte allo stesso modo tramite due menù contestuali:

• il primo è raggiungibile cliccando con il pulsante destro del mouse sull’elenco delle sezioni sulla sinistra…

• il secondo è raggiungibile dalle sezioni che OneNote riporta nell’area di lavoro principale, sopra la pagina che si sta correntemente visualizzando

Indipendentemente dal menù contestuale, ripeto, le funzioni sono le medesime.

Rename
La funzionalità di Rename è alquanto ovvia, e permette di rinominare la sezione su cui abbiamo cliccato. E’ possibile fare la stessa cosa con un veloce colpo di click singolo sul nome della sezione (come accade per i file nel File Explorer di Windows, per capirci), che è il metodo che personalmente ritengo più rapido e semplice da utilizzare.

Export
E’ possibile esportare un’intera sezione utilizzando diversi formati di file. Il primo è il formato .one – ovvero il formato specifico di Microsoft OneNote – ed è molto comodo per permettere l’inclusione di questa sezione in un blocco appunti esterno. Abbiamo accennato a questo formato di file in questo post, quando abbiamo trattato brevemente sull’organizzazione di OneNote a livello di file system.

Ci sono altri formati di file più comuni:

• .mht (pagina web salvata in un unico file binario compresso, compatibile solo con Internet Explorer)
• .pdf (formato di file di Adobe Reader)
• .xps, .docx e .doc (formati di file relativi a Microsoft Office)

E’ inoltre possibile scegliere di esportare un certo numero di pagine, oppure la sezione corrente, oppure l’intero blocco appunti. L’obiettivo di questa funzionalità di esportazione è quello di rendere fruibili i contenuti inseriti in Microsoft OneNote in altri applicativi, includendo tutti gli utenti che per qualsiasi motivo non hanno a disposizione OneNote.

Delete, Move or Copy e Merge into Another Section
Queste tre funzionalità permettono rispettivamente di:

• cancellare una sezione
• spostare o copiare la sezione corrente in un’altra
• fare merge di una sezione in un’altra. Rispetto alla funzione precedente, quest’ultima effettua un vero e proprio merge: questo significa che i contenuti della sezione di origine vengono accodati ai contenuti della sezione di destinazione

Copy Link to Section
Funzionalità usata pochissimo (almeno da me), ma che sostanzialmente copia nei vostri appunti di Windows gli indirizzi Web che vi pemettono di raggiungere il blocco appunti e la sezione specifica tramite browser Web, magari per permettere ad altri utenti remoti di accedere ai contenuti su cui state lavorando.

New Section
Funzione che vi permette di aggiungere una nuova sezione oltre a quelle già create. Il nome della nuova sezione sarà “New Section”, ed ovviamente avrete la possibilità di cambiare nome secondo i vostri desideri. Questa stessa cosa è fattibile cliccando sul tastino “+” disposto dopo l’elenco della sezioni attuali in OneNote.

 

New Section Group
Non l’abbiamo mai citato, ma Microsoft OneNote vi permette di creare pagine e sottopagine, sezioni e sottosezioni. Personalmente ho sfruttato poco questa possibilità per non dispedere troppo le informazioni, ma è una possibilità che comunque esiste. Ne parleremo in un prossimo post dedicato a tale argomento. Volendone parlare in modo sommario in questo momento, giusto per accennare alla questione, Microsoft OneNote vi permette di:

• creare sezioni e sottosezioni secondo una struttura gerarchica simile alle cartelle di Windows
• creare pagine e sottopagine con al massimo un solo livello di gerarchia

Password Protect This Section
Funzione utilissima, che vi permette di proteggere un’intera sezione con una qualsiasi password a vostra scelta. La prima volta che cliccate su questa funzione di protezione, Microsoft OneNote aprirà automaticamente un pannello laterale sul lato destro per impostare la password:

E’ sufficiente cliccare su Set Password… e digitare la password voluta. A questo punto OneNote si comporterà come segue:

• dopo X minuti bloccherà automaticamente la sezione (dove X è un valore scelto nelle impostazioni di OneNote stesso, ovviamente)

• l’utente può comunque decidere di bloccare la sezione manualmente premendo CTRL+ALT+L

Quando una sezione è protetta e bloccata, l’utente potrà accedere al suo contenuto solo digitando la password preventivamente impostata.

Chi conosce la password può decidere di cambiare la password stessa, oppure semplicemente di rimuoverla, utilizzando sempre il pannello di destra.

Section Color
Quest’ultima funzione vi permette di scegliere un colore da associare alla sezione stessa. Modifica il colore della linguetta della sezione ed il colore che OneNote utilizza per elencare le pagine associate alla sezione che stiamo modificando.

Conclusioni
Siamo giunti al termine di un altro post dedicato a Microsoft OneNote. Oggi ci siamo occupati delle funzionalità messe a disposizione dall’applicazione per gestire le sezioni, in tutti i loro aspetti. C’è ancora qualcosa da dire, comunque, ed avremo tempo nei prossimi appuntamenti.

Stay tuned!

Nel post precedente abbiamo esaminato la grande varietà di contenuti che l’utente può inserire all’interno di una pagina di OneNote. Abbiamo visto come sia piuttosto intuitivo inserire ovviamente del testo formattato, immagini, video, tabelle e file in allegato. La ribbon “Insert” permette di raggiungere e sfruttare tutte queste funzionalità in modo pratico e veloce.

C’è un’altra ribbon, denominata “Draw”, che permette di fare qualcosa in più. Grazie agli schermi touch dei PC più moderni ed evoluti, sulle pagine di Microsoft OneNote è possibile inserire anche del testo scritto a mano, usando una penna o addirittura le dita.

Entriamo nel dettaglio di questa funzionalità.

Scriviamo a mano sullo schermo? Con OneNote si può!
Per sfruttare questo meccanismo è necessario avere un hardware dedicato, partendo ovviamente in primis dallo schermo touch, passando da una pennina per l’input vero e proprio. In base al vostro hardware, inoltre, potete anche avere il riconoscimento dei livelli di pressione, quindi in base a come “calcate” sullo schermo digitale, otterrete un tratto della penna più o meno marcato.

La ribbon “Draw” ci mette a disposizione diverse funzionalità, molto semplici ed intuitive:

• possiamo toccare i diversi tipi di penna a disposizione, per selezionare quella che vogliamo utilizzare. Le penne cambiano in base al colore o allo spessore del tratto.

• possiamo utilizzare lo strumento denominato “Lasso Select”, che permette di selezionare qualsiasi contenuto usando una selezione libera, e quindi non costretta ad un rettangolo.
• c’è ovviamente lo strumento “Eraser”, che permette di cancellare contenuti precedente inserito.
• lo strumento “Panning Hand” permette di spostarsi verticalmente sulla pagina. Piuttosto inutile, dato che tendenzialmente personalmente preferisco utilizzare la rotella del mouse, oppure direttamente le dita sullo schermo, oppure le classiche basse di scorrimento laterali. Diciamo che diventa molto utile quando la pagina è molto grande (oppure molto zoomata), e si estende molto in senso orizzontale o verticale: usando il pan possiamo navigare e spostarci molto più velocemente rispetto ad altri strumenti
• possiamo inserire figure semplici come linee, frecce, rettangoli, cerchi e triangoli
• possiamo utilizzare lo strumento “Insert Space” che tramite un semplice drag’n’drop permette di fare spazio (o al contrario rimuovere dello spazio) fra gli elementi già disposti su una pagina OneNote. Esempio:

Prima

Durante il drag’n’drop

Dopo

• lo strumento “Ink to Text” e “Ink to Math” permettono di convertire del testo inserito tramite penna rispettivamente in testo digitale oppure in una formula matematica. Quindi quello che l’utente può fare è prendere appunti in corsivo, con la penna, e poter convertire il tutto in formato digitale alla fine. Stessa cosa per le formule matematiche. La funzione “Ink to Text” potrebbe diventare ostica in fase di configurazione nel momento in cui non abbiate installato sul PC tutte le funzioni dedicate al riconoscimento del testo, ma una volta messo a punto il PC (lingue e vocabolari installati) il tutto diventa molto semplice ed intuitivo.
• Una volta che viene selezionato un elemento disegnato sullo schermo, è chiaramente possibile cancellarlo, oppure ruotarlo, oppure cambiare l’ordine di apparizione (quindi portarlo in primo piano, oppure dietro le quinte, etc.)

Sincronizzazione e multi-utenza
Ne parleremo presto in un post dedicato, ma ci tengo a precisare adesso che chiaramente qualsiasi contenuto venga inserito in una pagina OneNote viene automaticamente sincronizzato sul cloud, su tutti i vostri device, e con i vari utenti con cui avete deciso di condividere tali appunti. Questo “automaticamente” sottintende che il blocco appunti sia salvato su OneDrive, altrimenti nisba! Sia che scriviate con la tastiera, o a mano, oppure inseriate video ed immagini, tutto viene replicato.

Con Surface 3 Pro e la pennina dedicata (Surface Pen)
Usando l’ultrabook ibrido di casa Microsoft le funzionalità crescono. E’ possibile avviare OneNote o salvare il contenuto della pagina corrente usando esclusivamente la penna (anche a PC spento). Facendo doppio-click è possibile catturare uno screenshot dallo schermo del PC (la funzionalità “Screen Clipping” che abbiamo raccontato nel post precedente, per intenderci). La Surface Pen funziona via Bluetooth

Conclusioni
Al di là di tutti i contenuti testuali e multimediali, OneNote insomma vi offre molto di più. Grazie all’interazione con il pennino (o standard oppure quello dedicato, come abbiamo visto) è possibile immettere del testo scritto a mano, in stampatello o in corsivo, testo che poi OneNote è in grado di riconoscere e trasformare in testo digitale. Queste funzionalità sono utilissime per tutti quelli che non sono veloci a digitare con la tastiera, oppure per chi semplicemente preferisce realizzare schizzi, disegni o scrivere di getto appunti qua e là su un foglio bianco.

Appuntamento al prossimo post di questa serie!

Riprendiamo oggi con un argomento decisamente più succulento e soprattutto dedicato davvero agli utenti finali di OneNote. Lo preciso perchè l’ultima volta ci siamo occupati di due tecnicismi di OneNote, tecnicismi che non interessano a tutti.

Andiamo al solo: quali contenuti posso inserire in una pagina di un blocco appunti OneNote?
Scopriamolo assieme.

Innanzitutto…del testo!
Com’è ovvio che sia, posso ovviamente inserire del testo. OneNote ci mette a disposizione tutti gli strumenti di formattazione del testo, quindi possiamo scegliere il carattere da utilizzare, la dimensione, tutti gli stili e le indentazioni, elenchi puntati ed elenchi numerati. Possiamo cambiare il colore del testo ed il colore dell’evidenziazione del testo stesso. Mi riferisco insomma a tutte le opzioni disponibili all’interno del ribbon “Home”, come si vede nella figura qui sotto:

La cosa assolutamente importante da dire però è che le pagine di OneNote non sono costrette ad una particolare dimensione fisica del foglio, e che inoltre non siamo costretti a scrivere il testo allineato a sinistra, così come siamo abituati a fare e vedere in un documento Word, per esempio.

Se clicchiamo con il mouse in un punto qualsiasi della pagina – che inizialmente è bianca – il cursore compare esattamente in quel punto, e possiamo cominciare a scrivere come se nulla fosse. Ogni contenuto testuale viene inserito in una casella di testo che possiamo spostare e ridimensionare all’interno della pagina stessa. Insomma, da questo punto di vista abbiamo la massima libertà. Ogni casella di testo può avere la propria formattazione del testo, mentre non possiamo applicare un colore di sfondo (una casella di testo non può graficamente comparire come un post-it, per capirci).

Una casella di testo può essere taggata come:

• to-do (qualcosa da fare): nella casella di testo compare il classico tick per marcare una particolare nota come fatta oppure non fatta
• importante: nella casella di testo compare una stellina che evidenzia la nota stessa
• question (domanda): nella casella di testo compare un punto interrogativo

Ci sono molti tag già preimpostati all’interno di OneNote, e che sostanzialmente ci permettono di evidenziare un appunto testuale con una particolare icona:

Come vedete nell’elenco qui sopra, possiamo taggare una nota come contatto, idea, password, film da vedere, mandare una mail, pianificare un meeting, sito web da visitare, e molto altro ancora. I tag possono chiaramente essere personalizzati a piacimento. Sempre all’interno del ribbon “Home” c’è anche la possibilità di effettuare una ricerca per tag; questa funzione si chiama Find Tags e fa comparire sul lato destro dello schermo il Tags Summary, che in pratica elenca in modo raggruppato tutti i tag utilizzati all’interno del nostro blocco appunti (ma ci sono diverse possibilità di filtro):

Tutto questo serve per organizzare meglio i nostri contenuti, caratteristiche che vanno oltre l’organizzazione per sezioni e pagine.

Ok, il testo! E poi?
OneNote offre molto di più. Il ribbon “Insert” permette l’inserimento di un grande numero di contenuti:

Ecco un breve elenco:

• Tabelle, organizzate per righe e colonne. OneNote offre gli stessi strumenti avanzati di Office per la gestione delle tabelle, quindi potremo modificarne la struttura anche in un secondo momento (aggiunta e cancellazione di righe e colonne, allineamenti, colore di sfondo per ciascuna cella, addirittura la conversione della tabella in un foglio elettronico Excel).
• File Printout. Cerca di prendere il contenuto di un file e lo renderizza all’interno di OneNote. Può incorporare un file di testo, o un file pdf, per esempio.
• File Attachment. Un semplice file incorporato nella pagina di OneNote, di qualsiasi tipo, esattamente come accade per le e-mail. La differenza rispetto al File Printout è che quest’ultimo tenta di visualizzare ed incorporare direttamente il contenuto (se ne è in grado), mentre il file allegato compare come un semplice oggetto incorporato. Un file in attachment può essere poi visualizzato o salvato.
• Foglio elettronico Excel.
• Immagini. L’immagine può provenire da un “cattura schermo” fatto al momento, piuttosto che un’immagine già salvata sul proprio PC. Può provenire da un qualcosa on-line: Flickr, OneDrive, un sito SharePoint, una ricerca su Bing, ed infine da Facebook.
• Collegamento, di qualsiasi tipo. Può essere un link ad una pagina Web, oppure un link ad un altro contenuto OneNote (un altro blocco appunti, specificando di conseguenza sezione e pagina per identificare la destinazione del collegamento stesso).
• Audio & Video. OneNote può utilizzare microfono e webpage sul vostro PC per registrare al volo un contenuto multimediale ed incorporarlo all’interno di una pagina.
• Data ed ora correnti, con tre diversi tipi di formattazione. Nulla di che!
• Page Template. Funzionalità molto carina, che applica uno stile alla pagina. I modelli disponibili sono tantissimi, e coprono molte esigenze e molti layout differenti.

• Equazioni matematiche. Funzione molto potente, che gode tra l’altro di una ribbon dedicata. E permette l’inserimento non solo attraverso la tastiera, ma anche con il riconoscimento della scrittura. Ne ho parlato recentemente con una professoressa di matematica e fisica, e questa feature di OneNote le è molto piaciuta.

 

• Simboli. E’ una sorta di Mappa Caratteri di Windows disponibile all’interno di OneNote.

Conclusioni
Direi che è tutto. Abbiamo fatto una bella carrellata su tutti i tipi di contenuti che OneNote è in grado di incorporare e gestire all’interno delle proprie pagine. Come avevamo detto nel primo post, tali contenuti sono i più disparati: si parte chiaramente del testo, fino a raggiungere contenuti multimediali di ogni tipo, espressioni matematiche. OneNote è ben integrato con gli altri applicativi Office, potendo incorporare documenti Word e fogli elettronici Excel.

Ma non è tutto qui. C’è ancora altro da dire sui contenuti gestibili con Microsoft OneNote.
Ma ce ne occuperemo nel prossimo post.

In questo post, come premesso da quello precedente, andiamo ad esaminare un pizzico di “dietro le quinte” di Microsoft OneNote. Cerchiamo infatti di comprendere meglio come OneNote organizza a livello di file system i nostri blocchi appunti, allo scopo di capire sostanzialmente:

• cosa devo backuppare quando ho un blocco appunti salvato in locale e non sul cloud?
• quando ho un blocco appunti sul cloud, cosa rimane sul mio PC?

Andiamo ad esaminare entrambi i casi.

Microsoft OneNote ed un blocco appunti salvato in locale
Questo è un punto importante da ricordare. Non è detto infatti che un blocco appunti sia automaticamente sincronizzato su tutti i nostri device. Solitamente è la scelta migliore, e quella che OneNote propone di default all’atto della creazione di un nuovo blocco appunti. Quello che è possibile fare è creare un blocco appunti, ad esempio sul desktop, salvato in locale sul PC e senza alcuna funzione di sincronizzazione. Seguiamo i seguenti passi:

1. Apriamo OneNote 2013, andiamo sul menù File e poi su New
2. OneNote ci propone diverse posizione in cui andare a salvare il nuovo blocco appunti. Selezioniamo Computer, clicchiamo su Create a different folder
3. Navighiamo fino alla cartella Desktop del nostro PC
4. Nella casella Notebook Name indichiamo il nome che vogliamo assegnare, ad esempio “Appunti sul mio PC”
5. Clicchiamo sul pulsante Create per completare la procedura

Cosa è accaduto sul nostro file system? Diamo un’occhiata.

Sul nostro Desktop è stata creata una cartella denominata “Appunti sul mio PC”, corrispondente al nostro blocco appunti. Se entriamo nella cartella, ci sono due file:

• New Section 1.one (corrispondente alla sezione predefinita che OneNote in un nuovo blocco appunti)
• Open Notebook.onetc2 (file di tipo Microsoft OneNote Table Of Contents)

Se in OneNote rinominiamo una sezione, oppure creiamo sezioni nuove, vediamo come i file contenuti in questa cartella reagiscono di conseguenza. Ciascuna sezione è quindi contenuta in un file .one dedicato. Sia i file .one che i file .onetc2 sono binari, non hanno un formato open, e quindi non possiamo farci nulla di particolare.

Possiamo spostare la posizione di un blocco appunti, come abbiamo spiegato nel post precedente. Basta aprire il menù contestuale del blocco appunti, cliccare su Properties e poi cliccare sul pulsante Change Location dalla finestra di dialogo che appare. Questa tecnica di spostamento di un blocco appunti permette di posizionarla su OneDrive in un secondo momento.

OneNote, quindi, permette di salvare un intero blocco appunti in locale, senza alcuna funzione di sincronizzazione degli appunti stessi. I file sono salvati sul disco locale del PC in uso, ma non c’è alcuna funzione che effettua il sync sul cloud, e quindi non c’è alcun backup, e quindi eventuali nostri device (altri PC Windows, o smartphone/tablet di ogni tipo) non possono accedere ai nostri dati. Mi sento di sconsigliarvi questa strada, a meno che non abbiate buone ragioni per farlo.

Per riportare OneNote allo stato iniziale, basta chiudere il blocco appunti (sempre dal menù contestuale) e cancellare la cartella “Appunti sul mio PC” che avete sul Desktop.

Microsoft OneNote ed un blocco appunti salvato su OneDrive
Le cose sono un pochino diverse quando create il blocco appunti su OneDrive.

Andiamo su File, poi su New e selezioniamo ad esempio OneDrive – Personal. L’elenco delle posizioni proposte da OneNote potrebbero variare in base al vostro utente: se siete un utente Office 365 – ad esempio – vedete comparire anche il vostro spazio OneDrive aziendale. Inseriamo un nome per il blocco appunti (“Appunti sul cloud” nel mio esempio qui sopra) e poi clicchiamo su Create Notebook.

Cosa è accaduto a livello di file system?

Se aprite la cartella OneDrive sul vostro PC, entrate nella cartella Documenti e vedrete un file che in realtà è un collegamento Internet. Ad esempio, nel mio caso tale file è:

Per ogni blocco appunti che avete deciso di salvare su OneDrive, in questa cartella avete il file corrispondente. Questo file in realtà non è nient’altro che un semplice collegamento. Se fate doppio-click sul file, verrà aperto il browser di sistema con l’applicazione Microsoft OneNote Online. Sul vostro PC, sostanzialmente, non è salvato nulla di nulla. Tutto è davvero salvato su OneDrive.

Se andate sul vostro spazio OneDrive (via browser, via app, o via quello che volete voi), vedrete che all’interno della cartella Documenti c’è un file chiamato esattamente come il vostro blocco appunti. Ancora una volta, se ci cliccate sopra, non fate nient’altro che accedere ai vostri appunti con OneNote Online.

Quello che accade, insomma, è che l’applicazione OneNote che avete installato sul PC accede al blocco appunti tramite il file di collegamento evidenziato prima, e nulla è salvato in locale.

Rimuovere un blocco appunti salvato su OneDrive richiede passaggi diversi:

1. Chiudere il blocco appunti da OneNote dal menù contestuale
2. Cancellazione manuale del file di collegamento dalla cartella di OneDrive
3. Cancellazione manuale del file di dati vero e proprio su OneDrive

Va da sè quindi che ogni volta che effettuate una modifica in un blocco appunti, questo viene automaticamente sincronizzato sul cloud, quindi tutti i dati vengono resi disponibili sugli altri device, ovviamente che accedono con lo stesso Microsoft Account. Strada decisamente migliore rispetto a quella solo locale descritta nel paragrafo precedente.

Conclusioni
Anche per oggi possiamo fermarci. Rispetto ai post precedenti, siamo andati un po’ più sul tecnico, per capire ed esaminare come OneNote salva i nostri blocchi appunti, sia in locale che su OneDrive. Tutto questo per capire i file coinvolti, come gestirli, di quali fare eventualmente il backup, etc. etc.

Dal prossimo post riprenderemo invece l’analisi delle feature da un punto di vista utente, sicuramente contenuti più interessanti per chi vuole utilizzare in modo proficuo Microsoft OneNote.

Nel post precedente abbiamo introdotto l’argomento Microsoft OneNote. Adesso proseguiamo esaminando due cose interessanti: le opzioni di OneNote (molto simili a quelle più generali di Office) e la gestione dei blocchi appunti.

Opzioni di Microsoft OneNote
Come ogni software che si rispetti, anche OneNote ha tutta una serie di opzioni per poterne controllare il comportamento, ed in qualche misura anche l’interfaccia utente. Per raggiungere la schermata delle opzioni, è sufficiente andare sotto il menù File e cliccare su Options. Dalla finestra di dialogo è possibile impostare un po’ di cose interessanti:

• posizione dell’elenco delle pagine (di default sono a destra, ma è possibile posizionarle a sinistra)
• vocabolario ed auto-correzioni dei test
• posizione delle cartelle gestite da OneNote (cartella per il backup, e la posizione predefinita dei nuovi blocchi appunti)
• periferiche per la registrazione di audio & video (in una pagina OneNote è possibile inserire contenuti multimediali)
• altre opzioni riguardanti: liste numerate e non numerate, creazione e gestione dei link, riconoscimento del testo nelle immagini, calcolo delle espressioni matematiche, creazione di nuove pagine con righe preimpostate stile quaderno scolastico, etc. etc.

Ci sono tutti gli elementi per configurare OneNote secondo i propri desideri.

Gestione delle sezioni di OneNone
Abbiamo visto nel post precedente che un blocco appunti di OneNote è suddiviso in un certo numero di sezioni. Nell’immagine riportata qui sotto, per esempio, vediamo come il blocco appunti denominato “Appunti Personali” sia composto dalle sezioni:

• Da pagare
• Cose da fare
• Auto
• Trasferta Modena

Notate la freccina accanto al nome “Appunti Personali”? Con questa freccina posso espandere o collassare la visualizzazione dell’elenco delle sezioni. Posso cambiare l’ordine delle sezioni con una semplice operazione di drag’n’drop, e posso farlo anche dalla visualizzazione orizzontale delle sezioni che abbiamo evidenziato nel post precedente.

Aprendo il menù contestuale sugli Appunti Personali posso effettuare un certo numero piuttosto interessante di operazioni:

• Sync This Notebook Now. Scatena immediatamente la sincronizzazione del blocco appunti su OneDrive, in modo tale che gli altri device possano accedere agli stessi contenuti aggiornati. Come comportamento predefinito, la sincronizzazione parte automaticamente quando ci si sposta da un elemento all’altro (dove elemento sta per pagina, sezione e blocco appunti). Quando la sincronizzazione è in corso, accanto al nome del blocco appunti compare un’icona di aggiornamento
• Notebook Sync Status. Apre una finestra di dialogo dove è possibile controllare e gestire meglio la fase di sincronizzazione di ciascun blocco appunti. La utilizzo poco perchè spesso il sync di default funziona già perfettamente, e non ho bisogno di strumenti particolari più avanzati.

• Share This Notebook. Apre la dialog raggiungibile anche da File –> Share. Essa vi consente di condividere il vostro blocco appunti via mail a qualche altro utente. A ciascuno di questi utenti potete assegnare permessi diversi: sola-lettura o anche modifica. Se avete attivato un meeting online

• Copy Link to Notebook. Molto semplicemente, vi copia negli appunti di Windows l’indirizzo Web completo che potete utilizzare per aprire lo stesso blocco appunti dal Web. L’indirizzo Web usa il protocollo https, e non qualcosa di “personalizzato” nel mondo Microsoft, quindi è pienamente compatibile con Edge, Internet Explorer, Chrome, FireFox, Safari, etc.
• Move Up e Move Down. Semplici opzioni che vi permettono di cambiare l’ordine dei blocchi appunti. Operazione tranquillamente fattibile anche con il drag’n’drop, decisamente più veloce ed intuitivo.
• Notebook Recycle Bin. Ogni volta che cancellate un contenuto all’interno di un blocco appunti (esempio: una pagina) esso non viene davvero cancellato, ma finisce nel cestino di quel particolare blocco appunti. Questo comporta il fatto che potete recuperare quel contenuto, magari cancellato per sbaglio. Questo vale solo per le pagine, come abbiamo già detto, ma non per i singoli contenuti che vengono eliminati dalle pagine (mi riferisco a testo, immagini e quant’altro). Una volta entrati nel cestino, è possibile uscirne cliccando sulla freccina in alto a sinistra.

• Properties. Semplice finestra di dialogo che mostra un po’ di informazioni sul nostro blocco appunti. E’ possibile rinominarlo oppure cambiare il colore con il quale il blocco appunti viene evidenziato, E’ possibile cambiare la posizione fisica del blocco appunti (molto utile quando creo un blocco appunti in locale sul mio PC e lo voglio trasferire su OneDrive solo in un secondo momento)
• Close This Notebook. Chiude il blocco appunti facendolo sparire dall’interfaccia utente. Esso non viene cancellato fisicamente dal disco, perciò è possibile tornare per riaprirlo e continuare a lavorarci su.

Queste sono le opzioni raggiungibili dal menù contestuale associato al singolo blocco appunti.

Anche per questa volta possiamo fermarci qui. La prossima volta parleremo di un “dietro le quinte” di Microsoft OneNote: vedremo cosa accade sul nostro file system di Windows quando aggiungiamo un nuovo blocco appunti o una nuova sezione (anche con lo scopo di poterne fare il backup, per esempio). E vedremo anche le differenze tra un salvataggio di un blocco appunti in locale sul nostro PC ed un salvataggio su OneDrive.

Alla prossima!!!

Introduzione
Microsoft OneNote è uno di quei prodotti Microsoft che mi sono sempre ritrovato installato a seguito dell’installazione di Microsoft Office, ma che ho sempre ignorato e di conseguenza usato poco. Ultimamente per motivi lavorativi mi sono ritrovato ad avviarlo un po’ più spesso, e quindi ho deciso di guardarmelo per bene e capire pro & contro rispetto a strumenti analoghi.

Cominciamo con il dire – per chi non lo conoscesse – che OneNote è un blocco appunti digitale, che ci permette di scrivere qualsiasi cosa, ed ovviamente di sincronizzarla con tutti i nostri device Windows e non solo. I blocchi appunti possono contenere testo, audio, video, immagini, link, tabelle, fogli elettronici Excel, equazioni, simboli, quasiasi contenuto inserito tramite penna, schermate prese dal Web o dal proprio PC, etc. etc. E’ una sorta di Evernote all’ennesima potenza, insomma. Prima di procedere oltre, ricordo che OneNote è:

• è gratuito (maggiori info qui)
• disponibile sotto Windows 7, Windows 8, Windows 8.1 ed ovviamente sul prossimo Windows 10
• gira sia come applicazione desktop, sia come app scaricata dallo store
• è anche disponibile sotto Windows Phone, Android, iOS, Mac, device Amazon o Chromebook
• è fruibile direttamente anche da Web, quindi senza installare assolutamente nulla

Insomma, quasiasi device voi abbiate (anche un browser), OneNote c’è!

Struttura di base di un blocco appunti OneNote
Uno dei motivi per cui non ho mai utilizzato OneNote fino a poco tempo è la sua struttura per certi versi più complessa rispetto ad altri strumenti di “appunti digitali condivisi” (in primis Evernote).

La prima cosa da capire è come OneNote struttura il proprio blocco appunti.
Prendete in considerazione l’immagine seguente:

Quello che vedete qui sopra è un cassetto. Quando si apre il cassetto, vengono rese disponibili un certo numero di sezioni (Active File, School, Medical, Auto, etc.). In ciascuna di queste sezioni posso infilare ulteriori contenuti: lettere, scontrini, appunti, fogli A4 stampati, fotografie, etc.

Concettualmente parlando, la stessa cosa si verifica con un organizer di questo tipo:

Qui il design è un po’ più ricercato e moderno rispetto al precedente, ma lo schema è lo stesso. Il raccoglitore si appende, ed ogni sezione è rappresentata dai raccoglitori colorati (giallo, arancio, viola, verde, azzurro, blu). All’interno di ogni sezione posso inserire ogni tipo di contenuto come quelli descritti prima.

OneNote implementa esattamente la stessa struttura, anche se in questo caso parliamo di appunti digitali (memorizzati volendo sul cloud), e quindi è tutto virtualmente infinito.

Vediamolo in pratica.

Creazione di un nuovo blocco appunti in OneNote 2013
Premetto che per la descrizione di questi passaggi mi baso sulla versione desktop di OneNote.

Una volta aperto OneNote, andiamo sotto il menù File e clicchiamo su New. OneNote ci chiede dove vogliamo creare il nostro nuovo blocco appunti. Possiamo salvare il blocco appunti in due posti:

1. in qualche cartella sul nostro PC
2. su OneDrive

La scelta (1) è possibile, ma onestamente piuttosto sconsigliabile. Uno dei vantaggi di OneNote è proprio quello di salvare sul cloud tutti i nostri appunti, per poterli condividere con gli altri, oppure per poterli sincronizzare con tutti i nostri device. Se li salviamo in C:MieiAppunti questo meccanismo non esiste. Questa è un’altra grande differenza con Evernote, che invece ci dà la sincronizzazione by default (ma che d’altro canto ci richiede prima la creazione di un account, etc. etc.).

La scelta (2) è quella maggiormente utilizzata.

Indipendentemente dalla nostra scelta, OneNote ci chiede il nome del nostro blocco appunti. Clicchiamo sul bottone Create Notebook per procedere.

Una volta terminata la creazione, il blocco appunti è pronto per l’uso.

Sul lato sinistro, OneNote evidenzia tutti i blocchi appunti che posso gestire. Essi sono:

• Trainer
• Appunti
• Appunti Personali (quello che abbiamo appena creato)

Notare che accanto al nome “Appunti Personali” c’è un’icona di refresh/aggiornamento: abbiamo detto a OneNote di salvare il blocco appunti su OneDrive, e la sincronizzazione parte automaticamente.

Nella parte centrale possiamo navigare fra le varie sezioni del nostro blocco appunti:

In questo caso io ho già creato delle sezioni denominate:

• Da pagare
• Cose da fare
• Auto
• Trasferta Modena

Posso ovviamente spostarmi da un’altra con un solo click, cancellare una sezione, oppure rinominarla, oppure cambiare l’ordine con cui compaiono. Posso naturalmente aggiungerne un’altra cliccando sul pulsante “+” presente sulla destra, dopo tutte le sezioni elencate.

Ogni sezione può contenere un numero infinito di pagine. Ad ogni pagina è virtualmente infinita, pertanto non siamo legati a formattare i contenuti su un foglio bianco di una certa dimensione (come accade in Microsoft Word ed in altri elaboratori di testi). Le pagine sono riportate sulla destra:

Ogni pagina è indicata da un’etichetta, che ne identifica il contenuto. Nella sezione “Da pagare” del mio blocco appunti chiamato “Appunti Personali” ho quindi tre pagine:

• Pagina 1
• Pagina 2
• Pagina 3

Anche in questo caso, posso aggiungere/cancellare/rinominare una pagina. Posso addirittura definire sottopagine, ovvero una pagina “annidata” dentro un’altra pagina, con un livello di indentazione virtualmente infinito. Posso copiare o spostare una pagina da un blocco appunti ad un altro.

Tecnicismo: La sincronia del blocco appunti non è necessaria

Prima ho accennato al fatto che OneNote può salvare e gestire un blocco appunti senza per forza attuare il meccanismo di sincronizzazione che ci si aspetta. Se il blocco appunti viene salvato su OneDrive, la sincronizzazione è immediata e non richiede alcuno sforzo. Se il blocco appunti viene salvato in locale in una cartella al di fuori di OneDrive, il blocco appunti rimane totalmente privato.

Questa scelta si ripercuote a livello di file system. Ne parleremo in un post futuro dedicato all’argomento. Quello che mi sento di consigliarvi caldamente è quello di salvare il blocco appunti su OneDrive, per attivare non solo la sincronia dei vostri contenuti, ma anche tutta una serie di feature più avanzate di condivisione.

Conclusioni
Per oggi possiamo terminare qui. Abbiamo cercato di fare le prime informazioni per utilizzare Microsoft OneNote, descrivendo la struttura del blocco appunti e come navigare al suo interno. Una volta compresa la struttura (che inizialmente confondeva anche me), il resto è molto più semplice e tutto diventa come bere un bicchiere d’acqua.