Uso Trello, e non ne faccio più a meno

Dall’estate scorsa utilizzo Trello, e ve ne voglio parlare.

Lo trovo utile per tenere traccia delle mie attività, non solo lavorative.

L’organizzazione avviene tramite Bacheche, che di default è privata, mentre può essere condivisa con altre persone, feature tra l’altro che non ho ancora provato con una certa continuità. Ciascuna Bacheca può contenere una o più Liste, ogni Lista può contenere una o più Schede. Queste ultime contengono le vere attività di lavoro, che possono essere espresse in diversi modi: semplici appunti e check-list da completare, per esempio. Ogni scheda può avere una data di scadenza, allegati, e via dicendo.

Ad oggi, le Bacheche che utilizzo sono fondamentalmente tre:

• Attività personali
• Brain-Sys
• Piloti Virtuali Italiani

Ne ho nascosta una per motivi di privacy.

All’interno di Attività personali ho istanziato due schede: Attività Social ed Altro. Nelle Attività Social creo una scheda ogni volta che mi viene in mente un contenuto di cui parlare qua sul mio blog, mentre in Altro mi segno un po’ tutto il resto: ricordarsi di cercare un’assicurazione RCA più conveniente di quello che ho adesso, lista della spesa, ricordarsi di comprare questo o quello, etc.

Per quanto riguarda la Bacheca dedicata a Brain-Sys, ho una scheda per ciascun cliente che gestisco. E per ogni cliente mantengo una lista delle attività in corso, ovviamente sotto forma di appunti rapidi e veloci, perchè l’analisi, gli use-case e la documentazione di progetto sta da tutt’altra parte. Però…sapete…quelle attività estemporanee del tipo: ricordati di mandare la mail, scrivi il rapportino del giorno XYZ, fai due presale, rispondi a Silvia su questo & quello. Quelle attività difficilmente tracciabili in altra maniera.

La Bacheca di Piloti Virtuali Italiani è un po’ in disuso, o comunque meno attive delle altre due. Mi segno di rispondere via mail al socio, mi segno i Direttivi ai quali devo partecipare, etc.

Ad una Bacheca possiamo impostare un colore di sfondo, possiamo installare dei plug-in (chiamati Power-Up) per abilitare funzioni avanzate, possiamo consultare velocemente la history di tutte le modifiche apportare, etc. Tutto molto veloce ed a portata di click.

Alcune feature interessanti delle schede
Ogni scheda ha caratteristiche interessanti. Come dicevo prima, ogni scheda rappresenta un’attività da portare a termine. Possiamo associargli una eventuale etichetta (che determina il colore con la quale verrà rappresentata sullo schermo), una data di scadenza. Ogni scheda è composta da uno o più commenti, che possono essere testo, indirizzi web, etc. In una scheda possiamo inserire una check-list: ve ne parlo più sotto. All’interno di un testo possiamo menzionare un membro con il quale stiamo condividendo i contenuti. Possiamo allegare uno o più file in allegato, di qualsiasi tipo.

Ogni elemento di Trello (Bacheca, Scheda, Lista) può essere archiviato: questo significa che non viene più visualizzato sullo schermo. Ovviamente possiamo sempre recuperarlo in futuro, nel caso in cui ci servisse recuperare qualcosa.

L’interfaccia web è gradevole, pulita, essenziale e risponde bene. Sapete quanto io preferisca, normalmente, le applicazioni desktop o mobile rispetto ad un’applicazione usufruita via browser. Beh, non è questo il caso.

Shortcut tramite tastiera
Una feature interessante è la presenza delle scorciatoie da tastiera, che permettono di avviare subito operazioni veloci. Premete “d” mentre siete su una scheda per impostare la data di scadenza, per esempio. Premete i tasti numerici per associare subito un’etichetta, e così via. Fantastico. Potete vedere o disattivare gli shortcut dal menù di opzioni in alto a destra.

Il punto di forza…sono due…!!!!!
Il primo è, secondo me, la flessibilità di ogni scheda, che consente di prendere appunti in modo libero, impostare una eventuale data di scadenza, allegare file in allegato di qualunque tipo. La feature che mi piace di più è la possibilità di creare le cosiddette check-list, ovvero un elenco di task da portare a termine. Trello evidenzia con una sorta di barra di progresso lo stato di quella check-list, così che avete con un colpo d’occhio la situazione di ciò che dovete fare, quanto e cosa vi manca alla fine, etc.

Ma allo stesso tempo è rigido, nel senso che tutto è ben strutturato e suddiviso in Bacheche, Lista e Schede, e non potete sfuggire – giustamente – da questa struttura generale. OneNote per certi versi è un prodotto paragonabile a Trello, ma quest’ultimo è più improntato alla gestione degli appunti, agli sketch, ad un testo comunque più lungo e complesso. Passatemi il paragone: Trello è il Twitter dei Task Manager. Vi suggerisce di essere concisi, rapidi ed essenziali. Eppure ha tutto.

L’altro punto di forza è la presenza delle app, che vi permettono di aprire, consultare e gestire il vostro Trello da Android o iOS. Onestamente in questo momento, mentre vi sto scrivendo, non sono in grado di garantirvi la presenza di app per Windows 10. Io ho installato l’app per Android, mi trovo più che bene e vi posso assicurare, per quello che vale, che vi capiterà spesso di aprirla per leggere o scrivere qualcosa. O forse dipende da me, dal fatto che ultimamente ho il cervello in fermento!

E non ne faccio più a meno
Non ne faccio più a meno, perchè grazie a Trello riesco a mettere in fila le cose che devo fare, e che altrimenti mi sfuggirebbero. Grazie a Trello ho ricominciato a scrivere sul blog, perchè ogni volta che mi si accende la lampadina su un eventuale contenuto, me lo segno…e la sera, quando mi metto davanti al PC a scrivere, pesco a caso da ciò che mi ero appuntato.

Se come me siete un po’ distratti, tendete a dimenticare le cose o volete semplicemente essere più organizzati, date una possibilità a Trello. Per me è diventato uno strumento essenziale.